TUGAS 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui!
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

Jawaban :

1. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :
• penyusunan menurut abjad.
• penyusunan menurut subyek.
• penyusunan menurut nomor.
• penyusunan menurut daerah.
• penyusunan menurut waktu.

2. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem penyusunan menurut nomor.

3. Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

4. Tabulating merupakan suatu pekerjaan mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi informal muncul dari respons terhadap kebutuhan sosial sebagai kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain. Determinan penting yang memunculkan organisasi informal menurut Scott (1993) adalah lokasi, pekerjaan, kepentingan, dan isu-isu khusus (special issues). Scott (1993)kemudian melihat beberapa asumsi karakteristik organisasi informal yang penting dan apabila dipahami maka ia akan bermanfaat bagi penerapan manajemen antara lain:

1. Organisasi informal merupakan agen kontrol sosial, dan pada organisasi formal
biasanya aturan-aturan mengenai kontrol sosial tersebut tidak lengkap atau tidak
diatur.

2. Bentuk-bentuk keterhubungan antar manusia pada organisasi informal
memerlukan analisis yang berbeda dari hubungan manusia yang diplot atau
dirancang pada organisasi formal. Metodenya biasa disebut sebagai analisa
sosiometrik.

3. Organisasi informal memiliki sistem status dan komunikasi yang khusus, dan
tidak selalu berasal dari sistem formal.

4. Keberlangsungan hidup organisasi informal membutuhkan stabilitas hubungan
diantara orang-orang yang berada didalamnya, dengan demikian organisasi
informal selalu sulit untuk berubah (resists to change).

5. Kepemimpinan
merupakan salah satu aspek penting bagi
organisasi informal. Diskusi terhadap aspek kepemimpinan
pada organisasi informal dipumpun pada bagaimana berlangsungnya
kepemimpinan informal, keistimewaan apa yang melekat padanya, dan bagaimana
pemimpin informal tersebut dapat menolong para manajer mencapai tujuan-tujuan
dalam organisasi formal.

Tugas 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab

1. Syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil:
jelas, tepat dan sasaran sesuai.

Jelas, maksudnya mampu dimengerti/dipahami dan diterima si penerima.

Tepat, apa yang dibicarakan itu benar. Tidak menyimpang dari pembicaraan.

Sasaran sesuai, berita atau informasi yang disampaikan ditujukan kepada si penerima.

2. Cara mengatasi penyimpangan sosial yang efisien dan fleksibel:

memberikan sanksi yang tegas dan melakukan penyuluhan-penyuluhan.

3. Cara penyusunan paper/warkat, misalnya :

a. Sistem penyusunan papers menurut abjad
b. Sistem penyusunan menurut subyek
c. Sistem penyusunan menurut nomor
d. Sistem penyusunan menurut waktu

4. Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.